Statuts de l’association

Article 1 – Dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre: Terre de Jeu

Article 2 – Objet

Cette association a pour but de favoriser la pratique d’activités ludiques, dont les jeux de société, mais pas exclusivement.
L’association est ouverte à tout type de collaboration, projet, partenariat, en accord avec ses buts et principes (voir charte).

Article 3 – Siège social

Le siège social de l’association est fixé à Toulouse, et pourra être déplacé par décision d’une Assemblée Générale.

Article 4 – Durée

L’association a une durée illimitée.

Article 5- Adhésion/Exclusion

L’adhésion à l’association implique l’adhésion aux présents statuts, de ne pas œuvrer à l’encontre des valeurs de la charte dans le cadre de l’association et de ses activités, et l’acquittement d’une cotisation annuelle dont le montant est établi et révisable par une Assemblée Générale. Un tarif social est proposé. La cotisation est gratuite pour les mineurs dont un parent ou le tuteur légal est adhérent.
A titre exceptionnel, l’association se réserve le droit d’exclure un membre qui tenterait d’en prendre le contrôle ou qui perturberait le bon fonctionnement, ne respecterait pas les personnes ou les biens de l’association, ou agirait à l’encontre des buts et valeurs présents dans les présents statuts et la charte.

Article 6 – Administration

Principes généraux ne pouvant être modifié que par un vote ayant obtenu 75% des voix dans une Assemblée Générale réunissant au moins 30% des adhérents (calculs arrondis à l’inférieur) :

n’importe quel adhérent peut participer de plein droit à la gestion de son association.
les décisions sont prises par des votes à la majorité simple.
tout poste (mandat) occupé par un adhérent l’est sur la base du bénévolat, et est révocable par une Assemblée Générale ordinaire, ou extraordinaire.
l’association fonctionne sur la base de mandats confiés à certains de ces membres et ces mandats sont révocables par les adhérents.
l’association garantie à ses adhérents l’égalité totale entre chaque membre au niveau de l’exercice de la démocratie.
il est fortement recommandé de nommer un médiateur en début de réunion ou d’AG. Son rôle est modulable par les participants, mais à la base il est chargé de veiller au bon déroulement de la réunion en annonçant les questions à traiter, il organise les éventuels tours de parole, quand quelqu’un s’éloigne du point en cours il le fait remarquer (il peut demander s’il faut rajouter un point à l’ordre du jour ou reporter ce point à une réunion ou AG ultérieure), il veille à éviter les interventions fleuves, quand l’ordre du jour est épuisé, il clôt la réunion. Il ne fait que faciliter ce qui relève de la vigilance de chacun afin d’éviter les réunions inefficaces et épuisantes.
un secrétaire de séance sera également choisi en début de réunion ou d’AG de façon à en rédiger le compte-rendu. C’est-à-dire, prendre des notes résumant les débats si besoin est, d’écrire les décisions prises et de faire circuler ce document.

Un coordinateur est nommé par l’Assemblée Générale (AG).

Son rôle est d’aider à la circulation de l’information au sein de l’association, notamment pour l’organisation de l’ordre du jour des Assemblées Générales et la tenue des réunions du CA. Il n’est cependant pas tenu d’assurer toutes les prises de note lors des réunions ou des AG de l’association.
Un, ou des, coordinateur(s) adjoint(s) sont, si possible, nommés par l’Assemblée Générale afin d’apporter une aide concrète au coordinateur dans sa tâche, et de lui suppléer en cas d’indisponibilité. L’un des coordinateurs doit s’occuper de mettre à jour un classeur des décisions d’Assemblée Générales après la tenue de chacune d’entre elle. Occuper ce rôle peut faciliter le partage des connaissances nécessaire au fonctionnement de l’association parmi un nombre plus large d’adhérent et faciliter la rotation des tâches.

Un trésorier est nommé par l’Assemblée Générale.

Il s’occupe notamment de la tenue à jour des comptes et de leur diffusion auprès des adhérents, que ce soit à leur demande ou lors de chaque Assemblée Générale. Il conserve toutes les factures et preuves comptables qu’il est tenu d’archiver. Il dispose de la signature sur le chéquier de l’association.
Un, ou des, trésorier(s) adjoint(s) sont, si possible, nommés par l’Assemblée Générale afin d’apporter une aide concrète au trésorier dans sa tâche, et de lui suppléer en cas d’indisponibilité. Occuper ce rôle peut faciliter le partage des connaissances nécessaire au fonctionnement de l’association parmi un nombre plus large d’adhérent et faciliter la rotation des taches. Si ils sont plusieurs, seul un d’entre eux dispose de la signature sur le chéquier de l’association.

Le Conseil d’administration (CA)

L’ensemble des coordinateurs et des trésoriers forme un CA qui se réunit selon les besoins, éventuellement complété par des membres permanents supplémentaires si l’Assemblée Générale des adhérents en ressent le besoin.
N’importe quel adhérent peut participer aux réunions du CA, les décisions étant prises sur la base : un adhérent = une voix.
Son rôle n’est pas d’orienter l’association, mais plutôt d’en assurer la gestion courante et pratique, en restant dans le cadre des décisions prises par l’Assemblée Générale.
Si le CA devait, exceptionnellement, prendre une décision en dehors du cadre des décisions d’Assemblée Générale, il consulte, au préalable et dans la mesure du possible, le maximum d’adhérents. Les décisions prises par le CA de cette manière doivent obligatoirement être inscrites à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale afin d’être validées.
La seule exception à cette procédure concerne le cas de figure d’un conflit avec une structure ou une personne qui menacerait la vie paisible de l’association, ou celui d’un conflit avec un membre qui perturberait le bon fonctionnement, ne respecterait pas les personnes ou les biens de l’association, ou agirait à l’encontre des buts et valeurs présents dans les présents statuts et la charte. Dans une telle situation, le CA peut prendre des décisions d’autorité sans consulter les adhérents totalement ignorant des difficultés qui pourraient survenir. Il a pour obligation d’informer les adhérents dans les plus brefs délais. Le CA ne peut cependant procéder à aucune exclusion.
Concernant des projets événementiels pour lesquels l’association serait contactée (soirée jeu en partenariat avec une autre structure, randonnée-jeu, intervention dans le cadre d’un festival etc…), le CA a autorité pour mettre en place la logistique nécessaire.

Le conseil de vigilance

Étant donné qu’entre deux Assemblées Générales il s’écoule plusieurs mois, des problèmes de fonctionnement démocratique, de transparence, ou autres, pourraient survenir. S’ils ne parviennent pas à être réglés par les réunions du conseil d’administration ou une Assemblée Générale extraordinaire, un conseil de vigilance est mis en place par une Assemblée Générale, afin de l’aider à garantir le fonctionnement démocratique, et la transparence de l’association et régler les éventuels problèmes délicats. Il est composé par un tiers des adhérents si possible (arrondi au supérieur), et comporte au moins 3 membres.
Son rôle est de veiller au respect des décisions des Assemblées Générales, des statuts et de la charte, par les personnes occupant un mandat au sein de l’association (coordinateurs, trésoriers, membres permanents du CA …). Le cas échéant, ce conseil peut procéder à la révocation immédiate d’un, ou plusieurs, mandaté(s), aussi ses membres doivent-ils être faire preuve d’impartialité dans leurs prises de décision. Une révocation est systématiquement mise à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale pour information. Si une majorité de participants s’exprime contre la révocation celle-ci est annulée, et le mandaté reprend son rôle jusqu’à la prochaine Assemblée Générale s’il le désire.

Les décisions d’Assemblées Générales

Elles sont compilées par un des coordinateurs dans le classeur des décisions d’Assemblées Générales et viennent compléter les présents statuts.

Pôles, commissions, structures diverses

L’association peut se doter de toute structure qu’elle estime utile, dont une AG définira les compétences et l’articulation avec le fonctionnement global.
Document « Fonctionnement et vie de l’association »
L’association se dote également d’un document intitulé « Fonctionnement et vie de l’association ». Ce document présente à la fois des règles de fonctionnement de l’association non explicités dans les statuts (par exemple, procédure pour l’organisation des Assemblées Générales) et l’historique de l’association (par exemple, les comptes rendus des Assemblées Générales) permettant de garder trace de toutes les décisions prises et leurs motivations contextuelles. Ce document est bien entendu à disposition de tous les membres qui en font la demande.

Article 7 – Assemblées Générales ordinaires

Elles ont lieu une fois par an et sont ouvertes à tous les membres. Elles sont le lieu où se prennent les décisions de fonds orientant l’association et permettent d’en changer le fonctionnement.
Un bilan de l’activité de l’association est fait, ainsi qu’un examen des comptes de l’association. Un bilan de trésorerie doit donc être envoyé au plus tard 10 jours avant la tenue de l’AG à tous les adhérents. Tout adhérent peut demander des éclaircissements ou des preuves comptables. Un point est fait sur les différents mandats (coordinateurs, membres permanents au CA, trésoriers etc…), et on procède à leur renouvellement. Les anciens mandatés peuvent se représenter, bien qu’il soit recommandé de procéder à une rotation, dans un esprit de partage des tâches et des savoir-faire.

L’ordre du jour

Ce sous point de l’article 7 ne peut être modifié que par un vote ayant obtenu 75% des voix dans une Assemblée Générale réunissant au moins 30% des adhérents (calculs arrondis à l’inférieur).
L’ordre du jour reprenant les points ci-dessus et les propositions des adhérents est établi par un des coordinateurs, dans des délais permettant la réflexion et la participation de chacun. Il regroupe les propositions par thématiques.
Une procédure en deux temps, l’un permettant aux adhérents de faire des propositions, l’autre d’émettre des amendements ou des contre-propositions est détaillée dans une décision d’Assemblée Générale.
En aucun cas un point ne peut être écarté d’office, ou disparaître dans un intitulé vague, mais n’importe quel adhérent peut demander un vote en début d’AG pour modifier l’ordre des points ou la suppression pure et simple d’un point.

Décisions exceptionnelles, concernant des propositions qui ont émergées pendant le débat, et qui sont liées à des points d’ordre du jour.

Lors de la discussion d’un point à l’ordre du jour il peut arriver que des solutions intéressantes émergent. On peut admettre que certaines de ces solutions soit validées temporairement par l’AG. Suite à l’AG, un délai d’une semaine est alors laissé pour que le coordinateur informe l’ensemble des adhérents de la, ou des, décisions validées ainsi. Au bout d’un mois, à dater de la réception du message du coordinateur, si personne n’a contesté la, ou les, décisions concernés, elles sont considérées comme adoptées définitivement. En cas de contestation dans les délais par au moins un adhérent, la décision est reportée à la prochaine AG et inscrite d’office à son ordre du jour.
Cette procédure inhabituelle n’est pas proposée pour devenir la règle de fonctionnement des AG. Cette procédure n’est valable QUE si elle relève d’un problème à résoudre inscrit à l’ordre du jour ; il ne s’agit pas de demander à réfléchir sur de nouveaux problèmes, de nouveaux points.

Procurations

Le vote par procuration est autorisé, mais il est limité à une procuration par adhérent.

Décisions

Elles sont prises à la majorité simple. Les votes ont lieu à main levée, sauf en cas de problématique ou de tension importante. Ce sont les adhérents qui décident si une question ou un ordre du jour entier doit être traité au vote à bulletin secret.

Article 8 – Assemblées Générales extraordinaires

Elles peuvent être sollicitées par n’importe quel adhérent, mais la proposition doit obtenir le vote favorable d’un tiers des adhérents. Elles peuvent également être décidées par une Assemblée Générale antérieure.
Elles fonctionnent comme ce qui est décrit dans l’article 7 des présents statuts.

Article 9 – Réunions décisionnelles

N’importe quel adhérent peut proposer une réunion pour décider d’organiser un événement, porter un projet, ou prendre des décisions de gestion courante. Tout ce qui modifierait la nature de l’association ou son fonctionnement reste du domaine des AG. Il est préférable que la (ou les) personne(s) voulant organiser une réunion prenne en charge sa mise en place et contacte tous les autres adhérents. L’aide des coordinateurs peut être sollicitée.

Article 10 – Ressources

L’association tire ses ressources des cotisations, des dons de particuliers, de subventions publiques, d’éventuelles prestations payantes qu’elle pourrait fournir, des produits des activités que mène l’association pour la poursuite de son objet social, ou de partenariats.

Article 11 – Dissolution

Seule une Assemblée Générale réunissant au moins 60% des adhérents (arrondi au supérieur) peut décider de la dissolution de l’association.
Un, ou des, liquidateurs sont alors nommés, dont le mandat est déterminé par l’AG. L’actif net sera attribué à une ou plusieurs structures poursuivant des buts proches, désignées de préférence par l’Assemblée Générale.